Niezależnie od tego, czy planujemy zakup lokalu, czy też skorzystanie z oferty biura do wynajęcia warto pamiętać o tym, że liczba osób pracujących w biurze ma ogromne znaczenie dla jego metrażu, i bynajmniej nie chodzi tu tylko o „pomieszczenie” biurek. Normy dotyczące ilości przestrzeni na osobę w biurze są określone przez przepisy BHP, które mówią o co najmniej 13 metrach sześciennych objętości pomieszczenia na jednego pracownika i minimalnie 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Wolna powierzchnia podłogi rozumiana jest tutaj jako przestrzeń niezajmowana przez urządzenia techniczne, sprzęt oraz pozostałe elementy wyposażenia biura. Co to dla nas oznacza z perspektywy zakupu lub wynajmu powierzchni biurowej?
2 m2 wolnej powierzchni podłogi
Choć przepisy jasno określają minimalny metraż biura na jednego pracownika, w praktyce rzeczywisty minimalny metraż wynajmowanej przez nas powierzchni biurowej zależy od wielu czynników, nie tylko liczby zatrudnionych w biurze osób, ale też od wymiany powietrza czy nasłonecznienia powierzchni. W przypadku niewielkiego jednopokojowego biura możemy przyjąć, że ok. 4m2 – 6 m2 na osobę to wystarczający metraż. Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę większą powierzchnię, do której zalicza się wszystkie korytarze i pomieszczenia socjalne szybko okaże się, że dla obliczenia odpowiedniego metrażu niezbędne będzie przyjęcie ok. 8-10 m2 powierzchni całkowitej na osobę, co w przypadku firmy zatrudniającej 30 osób przekłada się na konieczność wynajęcia lub zakupu przestrzeni biurowej o powierzchni od ok. 250 do 300 m2.
Metraż biura a plany zatrudnienia
Decydując się na długoterminowy wynajem powierzchni biurowej, a tym bardziej na zakup lokalu pod biuro dla firmy warto wziąć pod uwagę także plany zatrudnienia i możliwości wynajęcia dodatkowej przestrzeni np. w postaci sali szkoleniowo-konferencyjnej w sytuacji ew. rozwoju firmy w ramach dodatkowych projektów. Zanim wybierzemy lokal spełniający nasze potrzeby i oczekiwania zastanówmy się, czy będziemy zwiększać liczbę pracowników biurowych, czy też nie. Czy będziemy myśleć o nowych projektach i rozwoju. Zaważywszy na specyfikę omawianej inwestycji najlepiej przeanalizować plany zatrudnienia w perspektywie co najmniej 5 lat do przodu, a w razie potencjalnej zmiany liczby pracowników biurowych uwzględnić ją w metrażu wynajmowanego lokalu. Takie podejście pozwoli nam stworzyć przestrzeń dogodną dla naszych pracowników, przy jednoczesnym zachowaniu norm określonych w przepisach Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, jak również uniknąć konieczności poszukiwania większego lokalu w krótkiej perspektywie czasu. Nawet jeśli przez jakiś czas biuro będzie „za duże”, koszty jego utrzymania będą relatywnie niższe niż koszty remontu nowego lokalu oraz koszty przeprowadzki biura do nowej lokalizacji.