Wynajem biura to dla firmy koszt. Z perspektywy obowiązujących przepisów prawa jest to koszt podstawowej działalności operacyjnej i jako taki powinien być księgowany. Wydatki na czynsz w księgach rachunkowych wyraża się zapisem:
Wn konto 40 „Koszty według rodzaju” lub odpowiednie konto 5 (w analityce: Usługi obce)
Należy przy tym pamiętać, że czynsze powinny zostać rozliczone w odpowiednim czasie, co może nastręczyć niemałych trudności, zwłaszcza że opłaty za wynajem lokalu lub nieruchomości mogą w praktyce obejmować różne okresy sprawozdawcze. Jak więc prawidłowo księgować wydatki związane z wynajmem biura?
Konto 640 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych
Częstą praktyką w przypadku nieruchomości komercyjnych i biurowych jest wymaganie opłat z góry. W takiej sytuacji, kiedy firma opłaciła należność z tytułu wynajmu biura z góry ewidencja tych kosztów w księgach rachunkowych dobywa się za pośrednictwem konta 640 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych. Wynika to z zastosowania zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. Obowiązujące przepisy nakazują przedsiębiorstwom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągane, przypadające na ich rzecz, przychody i obciążające je koszty z wiązane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Z kolei, aby zapewnić współmierność przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są odpowiednio koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
Zasada istotności a księgowanie wynajmu biura
Przy rozliczaniu wydatków związanych z wynajęciem biura w księgach rachunkowych należy pamiętać o zasadzie istotności. W przypadku, kiedy wartość wydatków z tytułu wynajmu lokalu lub nieruchomości nie jest znaczna, może zostać ujęta bezpośrednio w kosztach. Trzeba przy tym pamiętać, że działanie takie – ujęcie przedmiotowej wartości bezpośrednio w koszty – nie może zniekształci wyniku finansowego przedsiębiorstwa, w szczególności dotyczy to spółek. Wartość ta będzie oczywiście różna dla poszczególnych firm, dlatego też każda firma powinna więc indywidualnie określić próg istotności i zapisać go w swojej polityce rachunkowości.
Osobom, które dotychczas nie zajmowały się ewidencjonowaniem kosztów z tytułu wynajmu biura polecamy konsultacje z doświadczonymi księgowymi, którzy wytłumaczą Państwu jak prawidłowo księgować przedmiotowe wydatki, a w razie potrzeby pomogą w określeniu progu istotności dla prowadzonej działalności gospodarczej.